Hari Sabtu 8 September kemarin gue pulang dari outing bareng temen-temen kantor di Carita. Lagi-lagi bertugas jadi seksi acara. Artinya, sejak tahun 2000 sampai sekarang, gue udah 5 kali mengisi acara outing di kantor, dan hanya absen di tahun 2003 dan 2004. Biarpun kantornya gonta-ganti, kok ya tetep aja… gue lagi, gue lagi yang kepilih jadi seksi acara outing. Aneh.

Sebenernya, kalo boleh milih sih gue lebih suka jadi peserta ketimbang panitia outing. Bayangin aja, saat semua orang lagi hore-hore gitaran sambil nyanyi-nyanyi, atau foto-foto, atau berendem di kolam renang, gue masih harus sibuk nyiapin aneka peralatan games. Belum lagi kalo ada yang komplen karena merasa acara outingnya kurang nendang. Dikiranya panitia outing dapet honor tambahan, kali. Padahal boro-boro honor, seringkali malah nombok!

Tapi berdasarkan pengalaman berkali-kali ngurusin outing, akhirnya gue bisa menarik kesimpulan tentang manfaat dan tips bikin outing yang sukses. Gue tulis di sini sebagai referensi, kali aja ada di antara kalian yang bernasib sama seperti gue.

Definisi outing sukses menurut gue

Sebuah acara outing bisa dikategorikan ‘sukses’ kalo:

1. Tingkat kehadiran lebih dari 80%
2. Masih jadi topik pembicaraan hingga beberapa minggu setelah acaranya selesai
3. Hubungan kerja antar bagian / departemen jadi lebih mulus atau minimal berkurang tingkat konfliknya
4. Masing-masing peserta mendapat insight / inspirasi dari acara yang dikuti selama outing.

Manfaat outing

Selama outing, para peserta belajar untuk mengenal rekan-rekan kerjanya sebagai pribadi, bukan sekedar kotak dalam struktur organisasi. Outing yang sukses akan menghasilkan pembicaraan-pembicaraan seperti:

Komentar-komentar seperti itu hanya mungkin muncul bila acara selama outing memfasilitasi para pesertanya untuk saling berinteraksi dan lebih mengenal satu dengan lainnya. Gimana caranya?

Elemen-elemen outing sukses

1. Keseimbangan antara acara bebas dan terstruktur

Supaya para peserta outing bisa saling mengenal satu dengan lainnya, maka HARUS ada acara khusus yang dedesain untuk itu. Masalahnya, acara outing biasanya diadakan pas weekend, waktu yang biasanya dimanfaatkan orang untuk beristirahat. Kalo selama outing penuh dengan acara permainan ini – itu yang nggak memberikan kesempatan istirahat, peserta malah akan kecapean dan nggak menikmati outingnya. Harus ada keseimbangan antara waktu untuk acara khusus dengan waktu untuk santai-santai. Tentang berapa persen waktu yang sebaiknya dibiarkan untuk acara bebas, bisa bervariasi tergantung karakter para peserta outingnya sendiri.

2. Akomodasi terpusat

Untuk penginapan, usahakan pilih tempat yang bikin para pesertanya ngumpul bareng, misalnya di villa. Hotel adalah pilihan yang jelek karena para peserta akan terpencar-pencar sehingga yang ada nanti mereka cuma akan ngilang sendiri-sendiri dan susah diajak ikutan acara bareng. Tahun 2005, gue outing di Bandung dengan akomodasi sebuah wisma milik kantor. Wismanya cuma punya 2 kamar sementara pesertanya ada 15 orang – sehingga ada yang terpaksa gelar koran di lantai atau tidur di mobil karena nggak kebagian tempat tidur – tapi mereka happy – happy aja dan proses interaksi antar peserta berjalan intens. Gimana nggak intens kalo tidurnya satu kasur bertiga.

3. Komitmen dari big boss

Sayangnya, nggak semua boss ngerti bahwa outing itu penting. Para boss yang basi dengan ngasih kata sambutan kepanjangan, dateng ke lokasi belakangan naik mobil pribadi sementara peserta lainnya naik bis, yang memaksakan acara-acara ‘pesan sponsor’ dengan porsi berlebihan, yang ujug2 ngomongin kerjaan saat makan malam, atau yang cuma mau nonton tanpa mau terlibat permainan, adalah elemen yang sangat berbahaya bagi kesuksesan sebuah outing. Idealnya, boss juga ikut terlibat dalam seluruh proses outing, termasuk berpartisipasi dalam aneka game konyol di dalamnya. Semangat outing adalah membuat semua orang menjadi manusia, termasuk para boss.

4. No Family allowed

Soal perlu atau enggaknya keluarga diajak saat outing, memang masih jadi pro dan kontra. Tapi gue sendiri lebih suka bila acara outing nggak melibatkan keluarga. Alasannya, bila masing-masing peserta membawa keluarga, maka nanti sepanjang acara mereka hanya akan sibuk ngurusin keluarganya. Mungkin ada yang anaknya sakit, berantem dengan anak orang, kelelep di kolam, mecahin piring, dlsb. Belum lagi kalo ada yang pasangannya cemburuan, sehingga sepanjang acara terpaksa ‘jaim’. Kalo udah kaya gitu, gimana mau mulai proses interaksi antar peserta?

5. Keterlibatan para peserta dalam proses

Berdasarkan pengalaman gue, keterlibatan peserta berbanding lurus dengan kesuksesan outing. Peserta yang dilibatkan sejak awal sekali, misalnya dengan polling untuk menentukan lokasi outing, biasanya akan lebih antusias untuk berpartisipasi. Selain itu gue juga menemukan bahwa peserta yang harus urunan / patungan untuk membiayai outing biasanya lebih antusias untuk ikut ketimbang yang terima beres dan dibayarin kantor 100%. Kuncinya adalah membuat peserta berpikir bahwa acara ini milik mereka – bukan ‘titipan sponsor’ dari pihak management.