Tips bikin outing sukses

Hari Sabtu 8 September kemarin gue pulang dari outing bareng temen-temen kantor di Carita. Lagi-lagi bertugas jadi seksi acara. Artinya, sejak tahun 2000 sampai sekarang, gue udah 5 kali mengisi acara outing di kantor, dan hanya absen di tahun 2003 dan 2004. Biarpun kantornya gonta-ganti, kok ya tetep aja… gue lagi, gue lagi yang kepilih jadi seksi acara outing. Aneh.

Sebenernya, kalo boleh milih sih gue lebih suka jadi peserta ketimbang panitia outing. Bayangin aja, saat semua orang lagi hore-hore gitaran sambil nyanyi-nyanyi, atau foto-foto, atau berendem di kolam renang, gue masih harus sibuk nyiapin aneka peralatan games. Belum lagi kalo ada yang komplen karena merasa acara outingnya kurang nendang. Dikiranya panitia outing dapet honor tambahan, kali. Padahal boro-boro honor, seringkali malah nombok!

Tapi berdasarkan pengalaman berkali-kali ngurusin outing, akhirnya gue bisa menarik kesimpulan tentang manfaat dan tips bikin outing yang sukses. Gue tulis di sini sebagai referensi, kali aja ada di antara kalian yang bernasib sama seperti gue.

Definisi outing sukses menurut gue

Sebuah acara outing bisa dikategorikan ‘sukses’ kalo:

  1. Tingkat kehadiran lebih dari 80%
  2. Masih jadi topik pembicaraan hingga beberapa minggu setelah acaranya selesai
  3. Hubungan kerja antar bagian / departemen jadi lebih mulus atau minimal berkurang tingkat konfliknya
  4. Masing-masing peserta mendapat insight / inspirasi dari acara yang dikuti selama outing.

 

Manfaat outing

Selama outing, para peserta belajar untuk mengenal rekan-rekan kerjanya sebagai pribadi, bukan sekedar kotak dalam struktur organisasi. Outing yang sukses akan menghasilkan pembicaraan-pembicaraan seperti:

“Gue baru tau lho, ternyata Pak Anu itu suaranya bagus banget!”
atau…
“Ternyata Bu Anu yang gue kira pendiem itu bisa asik juga diajak ngobrol soal masak-memasak…”
atau…
“Ya ampuuun… taunya si Anu itu masih sepupu jauh sama gue!!”

Komentar-komentar seperti itu hanya mungkin muncul bila acara selama outing memfasilitasi para pesertanya untuk saling berinteraksi dan lebih mengenal satu dengan lainnya. Gimana caranya?

 

Elemen-elemen outing sukses

 

1. Keseimbangan antara acara bebas dan terstruktur

Supaya para peserta outing bisa saling mengenal satu dengan lainnya, maka HARUS ada acara khusus yang dedesain untuk itu. Masalahnya, acara outing biasanya diadakan pas weekend, waktu yang biasanya dimanfaatkan orang untuk beristirahat. Kalo selama outing penuh dengan acara permainan ini – itu yang nggak memberikan kesempatan istirahat, peserta malah akan kecapean dan nggak menikmati outingnya. Harus ada keseimbangan antara waktu untuk acara khusus dengan waktu untuk santai-santai. Tentang berapa persen waktu yang sebaiknya dibiarkan untuk acara bebas, bisa bervariasi tergantung karakter para peserta outingnya sendiri.

2. Akomodasi terpusat

Untuk penginapan, usahakan pilih tempat yang bikin para pesertanya ngumpul bareng, misalnya di villa. Hotel adalah pilihan yang jelek karena para peserta akan terpencar-pencar sehingga yang ada nanti mereka cuma akan ngilang sendiri-sendiri dan susah diajak ikutan acara bareng. Tahun 2005, gue outing di Bandung dengan akomodasi sebuah wisma milik kantor. Wismanya cuma punya 2 kamar sementara pesertanya ada 15 orang – sehingga ada yang terpaksa gelar koran di lantai atau tidur di mobil karena nggak kebagian tempat tidur – tapi mereka happy – happy aja dan proses interaksi antar peserta berjalan intens. Gimana nggak intens kalo tidurnya satu kasur bertiga.

3. Komitmen dari big boss

Sayangnya, nggak semua boss ngerti bahwa outing itu penting. Para boss yang basi dengan ngasih kata sambutan kepanjangan, dateng ke lokasi belakangan naik mobil pribadi sementara peserta lainnya naik bis, yang memaksakan acara-acara ‘pesan sponsor’ dengan porsi berlebihan, yang ujug2 ngomongin kerjaan saat makan malam, atau yang cuma mau nonton tanpa mau terlibat permainan, adalah elemen yang sangat berbahaya bagi kesuksesan sebuah outing. Idealnya, boss juga ikut terlibat dalam seluruh proses outing, termasuk berpartisipasi dalam aneka game konyol di dalamnya. Semangat outing adalah membuat semua orang menjadi manusia, termasuk para boss.

4. No Family allowed

Soal perlu atau enggaknya keluarga diajak saat outing, memang masih jadi pro dan kontra. Tapi gue sendiri lebih suka bila acara outing nggak melibatkan keluarga. Alasannya, bila masing-masing peserta membawa keluarga, maka nanti sepanjang acara mereka hanya akan sibuk ngurusin keluarganya. Mungkin ada yang anaknya sakit, berantem dengan anak orang, kelelep di kolam, mecahin piring, dlsb. Belum lagi kalo ada yang pasangannya cemburuan, sehingga sepanjang acara terpaksa ‘jaim’. Kalo udah kaya gitu, gimana mau mulai proses interaksi antar peserta?

5. Keterlibatan para peserta dalam proses

Berdasarkan pengalaman gue, keterlibatan peserta berbanding lurus dengan kesuksesan outing. Peserta yang dilibatkan sejak awal sekali, misalnya dengan polling untuk menentukan lokasi outing, biasanya akan lebih antusias untuk berpartisipasi. Selain itu gue juga menemukan bahwa peserta yang harus urunan / patungan untuk membiayai outing biasanya lebih antusias untuk ikut ketimbang yang terima beres dan dibayarin kantor 100%. Kuncinya adalah membuat peserta berpikir bahwa acara ini milik mereka – bukan ‘titipan sponsor’ dari pihak management.

 

29 comments


  1. seep jg tuh tipsnya…btw bisa bantu gw gak…?gini,kantor gw (di makassar) ada rencana mau jalan2 sekalian refreshing, maksud gw dari pada sekadar jalan2 doang ada baiknya kalo juga diisi permainan2 sederhana (yg gak ribet dan pake banyak alat) utk keakraban dan creativity. jadi kalo gak keberatan gw mau minta beberapa games yang sederhana + deskripsinya, buat entar ngisi acara jalan2 kantor gw.kalo oke, games dan deskripsinya bisa dikirim ke alamat email gw : sihotang407@hotmail.comtks atas bantuannya yak,–rgrds#bonar#–


  2. salam kenal dan numpang lewat yak!thanks tulisannya, bisa jadi inspirasi bwt kegiatan2 outing kami,oiya, bwt temen2 yg gak mau dipusingin ama kepanitiaan outing, semua pengen jadi pesertanya aja, serahin aja urusn kepanitiannya ke kami..hehehe, oiya sekalian numpang promosi nichbwt yg mau outing or outbound dengan suasana Panagelangan, Ciwidey or Sukabumi (arung jeram, tea walk, kawah putih, dll ) hubungi kami aja yaknuhun tumpangannya ya Bro!


  3. jadi panitia yang enak juga ada kok gung, yaitu TRANSPORTASI. kek divisi gue.Ya, satu divisi jadi anak transport semua. FYI, sebuah kepanitiaan yang dibentuk semacam ini sebenernya ngga boleh, tapi gak papa deh biar mudah aja koordinasinya. Enak, kerjanya cuman pas keberangkatan dan pulang doang. pas selama acara ya ikutan acara, ikutan hahahihi, begadang malampun bisa. emang ada ekstra keras buat ngumpulin anak-anak yang onsite di luar pulau Jawa. tapi overall, lebih manusiawi dibanding dibanding panitia-panitia yang lain.


  4. laurakhalida said: wah sukses terus dah, makanya buka usaha penyelengara outing dah Mas…

    wah kayaknya kalo buka jasa penyelenggara outing enggak minat deh. pusingnya itu lho, nggak nahan. mending jualan risol aja :-))


  5. menhariq said: sep.. nanti kalau ada acara outting kantor, lo gue hubungi deh.. πŸ˜€

    wah gue mau banget tuh ngurus outingnya PNS. pasti gampang. budgetnya pergi ke bali, nyampenya cuma sampe ancol. itu juga cuma dateng pagi, absen, trus pulang lagi sambil ngantongin amplop :-)))


  6. nitasellya said: menurut gue sih tergantung tujuan outing ya. kalo emang ditujukan untuk hiburan bagi karyawan dan keluarga, ya jadiin deh family day. tapi kalo macam outbound gitu, keknya ribet ya bawa family.

    iya betul. pada dasarnya tujuan outing beda dengan family day. family day kayaknya lebih bertujuan untuk ngasih ‘reward’ kepada karyawan, misalnya karena perusahaan untung besar. jadi karyawan ‘ditraktir’ untuk berwisata gratis bersama keluarga.


  7. mbot said: kelelep di kolam

    ow yeah. it doesn’t help at all.pernah kantor gue ngadain outing, trus salah satu anak karyawan ada yang nyemplung kolam renang. mayan parah sih, karena sampe mesti CPR.mana ibunya pingsan, dan bapaknya clueless mendekati panik. udahannya jadi gak fun lagi deh outingnya.menurut gue sih tergantung tujuan outing ya. kalo emang ditujukan untuk hiburan bagi karyawan dan keluarga, ya jadiin deh family day. tapi kalo macam outbound gitu, keknya ribet ya bawa family.